Grundsätze der Schicht- und Dienstplangestaltung – Kurzfristige Änderungen

Kurzfristige Änderungen der Arbeitszeit nach der Veröffentlichung eines Schicht- bzw. Dienstplans sind nicht immer zu vermeiden. Es gibt theoretisch genau zwei Möglichkeiten, einen Schichtplan zu ändern, der bereits durch Zustimmung der Arbeitnehmervertretung, Genehmigung durch den Verantwortlichen und Aushang/Freigabe verbindlich geworden ist: Die betroffenen Beschäftigten äußern den Wunsch nach einer Änderung („freiwillig“) oder der Arbeitgeber schreibt eine Änderung vor („angeordnet“).

 

Auf der betrieblichen Ebene sind dazu detaillierte Regelungen möglich. Meist werden sie im Rahmen Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zum Thema „Grundsätze der Schicht- und Dienstplangestaltung“ vereinbart. Beispiele stellen wir Ihnen in diesem ZeitSchrift-Beitrag vor. Es sind - wie bereits die vorherigen drei Beiträge - Auszüge aus dem am 31. Juli 2017 erscheinenden Fachbuch „Grundsätze der Schicht- und Dienstplangestaltung - Praxisorientierte Kommentierung von Regelungen in Betriebs- und Dienstvereinbarungen“.  

 

Dies ist der vorerst letzte ZeitSchrift-Beitrag in dieser Folge von Auszügen aus dem Buch. Weitere Hinweise finden Sie am Ende des Beitrags.

Direktionsrecht

Aus juristischer Sicht hat der Arbeitgeber mit der Veröffentlichung des Sollplans sein Direktionsrecht rechtsverbindlich und rechtswirksam ausgeübt (§ 106 GewO; §§ 315ff. BGB; BAG, Urteil vom 23.09.2004, 6 AZR 567/03). Deshalb darf der Arbeitgeber den Sollplan nicht einseitig ändern. Änderungen sind nur in dringenden Fällen im gegenseitigen Einvernehmen zulässig. Eine Ausnahme besteht nur bei der Anordnung von Überstunden oder Mehrarbeitsstunden (bei Teilzeitbeschäftigten nur mit deren Zustimmung oder bei einzelvertraglicher Vereinbarung), wenn ein dringendes dienstliches Bedürfnis besteht und eine Ankündigungsfrist von vier Tagen eingehalten wird.

Die Praxis sieht meist anders aus: Durch kurzfristige Ausfälle und Bedarfssteigerungen, fehlende Personalreserven und auch durch mangelhafte Planung kommt es immer wieder zu Änderungsbedarf. Die Arbeitnehmervertretungen versuchen, dies durch die Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen einzugrenzen, ohne es vollständig verhindern zu können. Meist werden entsprechende, möglichst konkrete Regeln in Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zum Thema „Grundsätze der Schicht- und Dienstplangestaltung“ formuliert. Jede derartige Vereinbarung ist letztendlich ein zum Zeitpunkt der Unterzeichnung tragbarer Kompromiss für diese Verhandlungspartner.

Kurzfristige Änderungen

Aufgrund fehlender oder unzureichender Reserven sind bei kurzfristigen Ausfällen von Beschäftigten Änderungen von Schicht- bzw. Dienstplänen in der Praxis beinahe unvermeidbar. In der Regelungspraxis hat sich aufgrund der Rechtsprechung zu § 12 TzBfG weitgehend durchgesetzt, dass Änderungen bis zu vier Tage vor dem betreffenden Tag zulässig bzw. kürzere Fristen nicht gesetzeskonform sind. Unvermeidbare Änderungen innerhalb kürzerer Fristen werden dann in Vereinbarungen regelmäßig zugelassen, indem den betroffenen Beschäftigten ein finanzieller oder zeitlicher Ausgleich eingeräumt wird.

 

Eine kurzfristige Schicht- und Dienstplanänderung ist die arbeitgeberseitige Veränderung des Schicht-/Dienstplans mit einem Vorlauf von weniger als vier Kalendertagen. Ein einvernehmlicher Schicht-/Diensttausch zwischen den Beschäftigten ist keine Schicht-/Dienstplanänderung im Sinne dieser Bestimmung. Kurzfristige Schicht- und Dienstplanänderungen bedürfen der Zustimmung der Beschäftigten im Einzelfall.

Fußnote: Die Frist von 4 Tagen gilt als unterschritten, wenn die Änderung weniger als 96 Stunden vor dem entsprechenden Schicht-/Dienstbeginn erfolgt. Beispiel: Änderung des Schicht-/Dienstplans zur ursprünglich nicht geplanten Dienstübernahme am Freitag 13:30 Uhr zum Spätdienst = keine kurzfristige Schicht-/Dienstplanänderung, wenn Änderung bis spätestens Montag 13:30 Uhr erfolgt; spätere Änderung = kurzfristige Schicht-/Dienstplanänderung.

 

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist eine derartige Definition in Verbindung mit einem Beispiel sinnvoll. Allerdings fehlt in dieser Definition die Klarstellung, was mit „Änderung erfolgt“ gemeint ist: Der Zeitpunkt des Eintrags im Dienstplan (evtl. softwareseitig protokolliert), der (telefonisch, elektronisch oder persönlich übermittelten) Information an den Beschäftigten oder der Bestätigung der Kenntnisnahme durch den Beschäftigten.

Anordnung „Holen aus dem Frei“

Im Gesundheitswesen hat sich die Floskel „Holen aus dem Frei“ etabliert. Die damit verbundene Aussage ist, dass die Anordnung von Arbeitszeit für diejenigen, die aktuell im Frei sind, unbedingt verhindert werden muss.

 

Der/die Beschäftigte ist nicht verpflichtet, aus dem „Frei“ heraus die Arbeit anzutreten. Die Ablehnung der Arbeitsaufnahme hat, gleich aus welchem Grund, keinerlei arbeitsrechtliche Konsequenzen (wie z. B. bei Zeugnissen, Leistungsberichten etc.).

 

Diese Regelung schützt die Beschäftigten, die während ihrer Freizeit vom Arbeitgeber angerufen werden, weil er sie kurzfristig für einen Dienst benötigt. Sie sollen „Nein“ sagen dürfen, ohne dass ihnen Nachteile der genannten Art entstehen. Was jedoch im Hinterkopf der anfragenden Vorgesetzten oder auch Kolleginnen und Kollegen hängen bleibt, kann nur vermutet, nicht jedoch geregelt und verboten werden.

 

Will der Arbeitgeber kurzfristig vom veröffentlichten Schichtplan abweichen, muss er den Betriebsrat spätestens am Tag, in den diese Abweichung fällt, in der Zeit zwischen 9.00 und 15.00 Uhr informieren und dessen Zustimmung beantragen. Von dieser kurzfristigen Änderung dürfen höchstens 5% der zum Zeitpunkt der geplanten Änderung geplant anwesenden Arbeitnehmer, die in den Geltungsbereich dieser Betriebsvereinbarung fallen, betroffen sein.

 

Mit dieser Regelung versucht der Betriebsrat, den Umfang der kurzfristigen Änderungen einzudämmen. Einerseits wird der Zeitraum für entsprechende Anträge eingegrenzt, andererseits durch den genannten Prozentsatz eine effektive Grenze eingezogen. Bei jedem Antrag des Arbeitgebers muss der Betriebsrat demnach im Sollplan prüfen, wie viele Beschäftigte eingeplant sind, wobei zusätzlich berücksichtigt werden muss, dass Beschäftigte außerhalb des Einflussbereichs des Betriebsrats, z. B. leitende Angestellte, nicht mitzählen.

Tausch von Diensten

Eine freiwillige Schichtplanänderung besteht im Schichttausch, den die Beschäftigten untereinander aushandeln. Dazu sprechen sich in der Regel zwei Beschäftigte, möglichst mit identischen Qualifikationen, ab: Jeder der beiden Beschäftigten übernimmt nach vereinbartem Tausch den Dienst des jeweils anderen.

 

Eine erweiterte Möglichkeit zum Schichttausch bieten moderne Softwaresysteme zur Personaleinsatzplanung: Damit kann ein sogenannter Tausch-Pool eingerichtet werden, in den die Beschäftigten ihre Wünsche (Abgeben und Suchen von An- und Abwesenheitsdiensten oder -zeiten) eintragen können. Zugleich können alle Beschäftigten in dem Tausch-Pool nachsehen, wer welche Wünsche dort eintragen hat und daraus Dienste oder Freizeiten zum Tausch oder zur Übernahme auswählen.

 

Ein auf persönlichen Wunsch von Beschäftigten zwischen Diesen vereinbarter Dienstplantausch kann generell mitbestimmungsfrei durchgeführt werden. Das Einverständnis der Pflegebereichsleitung/Stationsleitung bzw. deren Stellvertretung bleibt hiervon unberührt. Die Abweichung ist im Istplan kenntlich zu machen.

 

Mit dieser Regelung erklärt der Betriebsrat sein generelles Einverständnis zu jeder Art von Diensttausch und mischt sich auch nicht in die Befugnisse oder Vorstellungen von Vorgesetzten ein. Lediglich eine Dokumentation wird verlangt, die dem Betriebsrat bei Beschwerden von Beschäftigten die Möglichkeit bietet, sich die Sachlage im Dienstplanprogramm anzusehen oder den Umfang von Diensttauschen festzustellen.

Bonusregelungen

Mit Hinweis auf die eindeutige Rechtslage zur Frage des Direktionsrechts des Arbeitgebers bei der Schichtplanung  wird in zunehmendem Maße über einen angemessenen Ausgleich für die von kurzfristigen Änderungen betroffenen Beschäftigten verhandelt. Die Flexibilität der Beschäftigten muss honoriert werden, stellen die Arbeitnehmervertretungen fest und verlangen finanzielle Entschädigungen oder einen angemessenen Freizeitausgleich. Die dazu letztendlich getroffenen Vereinbarungen fallen sehr unterschiedlich aus.

 

Beschäftigte, die aus dem geplanten „Frei“ aufgrund betrieblicher Erfordernisse die Arbeit aufnehmen, erhalten je Einsatz eine Auszahlung von einer Stunde.

Eine einfache – und im Vergleich zu anderen Regelungen nicht besonders attraktive – Lösung haben die Verhandlungspartner in dieser Regelung gefunden: Geht man von einem normalen Einsatz einer Schicht mit der Dauer von acht Stunden aus, entspricht der Bonus von einer Stunde gerade mal einem Zuschlag von 12,5 Prozent.

 

Möglicherweise interpretationsfähig ist die Formulierung „aufgrund betrieblicher Erfordernisse“. Die Unterscheidung zwischen Anordnung und Freiwilligkeit wird dadurch aufgehoben: Ruft ein Vorgesetzter bei einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter an, um einen Dienst zu besetzen, spielt es demnach keine Rolle, ob die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter diesen Dienst freiwillig antritt oder ob eine Verpflichtung durch den Vorgesetzten ausgesprochen wird.

 

Sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem Tag mit Frei geplant, ist eine Arbeitsaufnahme an diesem Tag nur mit vorheriger Zustimmung des Betriebsrats möglich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten im Fall einer Arbeitsaufnahme, der der Betriebsrat zugestimmt hat, auf jede Arbeitsstunde einen Zuschlag in Höhe von 100% ihres tariflichen Stundenentgelts. Dies gilt nicht bei einem auf Wunsch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander vorgenommenen Tausch von Schicht und Frei.

 

Diese Regelung ist für die Beschäftigten wesentlich attraktiver, denn das Stundenentgelt wird verdoppelt. Allerdings behält sich der Betriebsrat vor, seine Zustimmung zu verweigern. Dass dies auch Unmut und Konflikte zwischen Beschäftigten und Betriebsrat auslösen kann, ist leicht zu erahnen.

 

Die folgende Vereinbarung staffelt die Boni bzw. Flexibilitätszulagen für die Beschäftigten. Damit soll einerseits erreicht werden, dass die zunehmende Flexibilität höher belohnt wird, andererseits soll aber auch die Arbeitgeberseite zu besserer und langfristigerer Planung angehalten werden.

Die von betrieblich bedingten Änderungen des Grundschichtplanes betroffenen Arbeitnehmer erhalten folgende Zeitgutschriften in das Arbeitszeitkonto:
Ankündigungsfrist           Zeitgutschrift pro verlegter Schicht

unter 4 Arbeitstagen      2 Arbeitsstunden

unter 3 Arbeitstagen      3 Arbeitsstunden

unter 2 Arbeitstagen      4 Arbeitsstunden

unter 1 Arbeitstag           7 Arbeitsstunden

Eine Schichtplanänderung am Freitag für Montag ist eine Änderung unter 1 Arbeitstag.

 

Mit dieser gestaffelten Bonusregelung erhalten die Beschäftigten Zeitgutschriften, die auf einem speziellen Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden, das den Beschäftigten zur freien Verfügung steht. Die Art und der Zeitpunkt der Nutzung kann somit vom Arbeitgeber nicht bestimmt werden. 

Das Buch ...

... erscheint am 31. Juli 2017

 

Grundsätze der Schicht- und Dienstplan-Gestaltung

Praxisorientierte Kommentierung von Regelungen in Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Karl-Hermann Böker

 

Delgany Publishing, Hamm 2017

edition Arbeitszeitwissen-heute

Broschiert, 220 Seiten, 39,90 Euro

ISBN 978-3-945394-22-9

 

Das Buch kann ab 1. August 2017 über den Verlags-Bestellservice bezogen werden:

http://delgany-publishing.com/bestell.html 

 

 

Vorbestellungen per E-Mail nimmt der Autor ab sofort unter boeker@tempi.de gern entgegen! Eine Zusendung vor dem offiziellen Erscheinungsdatum ist möglich.

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